一、管理體系策劃工作的重要性和存在的問題

1．管理體系策劃工作的重要性

    管理科學(xué)的基本原理告訴我們，策劃是管理工作的第一步，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，有了良好的策劃，通過組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，才有可能取得良好的績效。策劃的重要性在于能夠讓我們首先明確應(yīng)該做哪些“正確的事”，進(jìn)而指導(dǎo)我們?nèi)绾?ldquo;正確地做事”。如何與組織實(shí)際的管理基礎(chǔ)相結(jié)合，科學(xué)合理地進(jìn)行管理體系策劃是我們應(yīng)首先做的“正確的事”。

    實(shí)際上，不管是否引入管理體系標(biāo)準(zhǔn)，任何組織客觀上都存在著一個(gè)管理體系。這個(gè)客觀存在的管理體系可能在某些方面不盡科學(xué)和規(guī)范，組織引入管理體系標(biāo)準(zhǔn)，就是要引入標(biāo)準(zhǔn)中先進(jìn)的管理思想和管理理念，應(yīng)用科學(xué)的方法，在原有管理體系的基礎(chǔ)上，通過有效地策劃促進(jìn)其進(jìn)一步的規(guī)范和完善。組織在進(jìn)行貫標(biāo)認(rèn)證時(shí)，需要首先考慮并解決原有的管理體系與標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合、協(xié)調(diào)一致。置原有的管理體系不顧，重新建立一套所謂的滿足標(biāo)準(zhǔn)的“管理體系”文件，必然造成管理體系的形式化和“兩層皮”。

    目前，我們?nèi)粤?xí)慣于事后把關(guān),處在管理體系有效性的“檢驗(yàn)階段”，難以將管理體系有效性工作納入到正確的軌道上來。著名的質(zhì)量管理大師戴明和田口玄一曾指出：產(chǎn)品質(zhì)量首先是設(shè)計(jì)出來的，然后是生產(chǎn)出來的，但不是檢驗(yàn)出來的。同理，提高管理體系的有效性，首先必須將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到對(duì)管理體系的有效設(shè)計(jì)（策劃）上來，從管理體系發(fā)展的現(xiàn)階段而言，這顯得尤為重要。

2．管理體系策劃工作的主要問題

    在以往十多年廣大組織管理體系的建設(shè)中，如果問及管理體系策劃是否需要，是否重要，相信不會(huì)有人質(zhì)疑。但恰恰在此出現(xiàn)了重大問題，涉及管理體系的有關(guān)各方都會(huì)強(qiáng)調(diào)“策劃”的作用，實(shí)際上卻對(duì)管理體系策劃缺乏正確的認(rèn)識(shí)，以至于真正的管理體系策劃過程被遺忘，致使管理體系策劃活動(dòng)缺失。

    或許有人說，我們貫標(biāo)工作的計(jì)劃安排就是開展的策劃活動(dòng)。其實(shí)不然，它實(shí)際上是對(duì)“貫標(biāo)”工作的責(zé)任分工與任務(wù)部署，并非是對(duì)整個(gè)管理體系的科學(xué)策劃。也有人說，策劃的工作體現(xiàn)在管理手冊(cè)中，但目前，大多數(shù)組織的管理手冊(cè)是機(jī)械地按照標(biāo)準(zhǔn)條款的順序進(jìn)行編寫，未能與組織的實(shí)際過程相結(jié)合，不能體現(xiàn)體系策劃方案書的作用。具體表現(xiàn)如“策劃”的《與顧客有關(guān)的過程控制程序》，僅描述了合同評(píng)審、簽訂過程活動(dòng)，實(shí)際上銷售部門在售前、售中、售后還有許多活動(dòng)；又如“策劃”的《生產(chǎn)和服務(wù)提供控制程序》，也未能涵蓋公司在生產(chǎn)和服務(wù)方面的主要活動(dòng)，包括資源配置、生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)準(zhǔn)備、各工序生產(chǎn)控制、生產(chǎn)異常情況處理等方面。上述僅為“滿足標(biāo)準(zhǔn)”取證而“策劃”的相應(yīng)文件，與組織實(shí)際情況完全脫離，從源頭上形成了管理體系的“兩層皮”。

    可以這樣說，絕大多數(shù)貫標(biāo)組織對(duì)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)5.4條款的要求并未有效落實(shí)，正是因?yàn)椴邉澒ぷ鞯娜趸腿笔?，造成管理體系有效性差的被動(dòng)局面。換言之，管理體系策劃工作處于“懸空”狀態(tài)，這種恍然大悟的感覺不能不使我們震驚！

二、以有效的管理體系策劃為突破口，編制真正起作用的管理手冊(cè)

1．編制真正起作用的管理手冊(cè)是管理體系策劃的落腳點(diǎn)

    強(qiáng)調(diào)管理體系策劃的重要性，就必須談到管理手冊(cè)，因?yàn)閮烧咧g有著極為重要的聯(lián)系。管理手冊(cè)其實(shí)是管理體系策劃的輸出載體。策劃是一個(gè)復(fù)雜的活動(dòng)，標(biāo)準(zhǔn)要求其輸出的結(jié)果應(yīng)文件化，管理手冊(cè)正是文件化的具體體現(xiàn)。

    管理手冊(cè)的作用是什么？多年來大部分人都認(rèn)為是描述管理體系，在所有的程序文件及作業(yè)文件編制完成后，簡單總結(jié)描述即可。如同一篇小說寫作完成后，簡單描述其故事梗概。但這僅僅是管理手冊(cè)的次要作用，管理手冊(cè)應(yīng)是對(duì)管理體系進(jìn)行策劃后形成的大綱，相當(dāng)于管理體系的“策劃方案書”，如同一幅繪畫作品首先要形成基本的結(jié)構(gòu)和輪廓，然后再細(xì)部完善。上述所謂的“輪廓”和“細(xì)部”的關(guān)系即是手冊(cè)與程序的關(guān)系，在此我們更強(qiáng)調(diào)的是對(duì)整體“輪廓”的策劃。實(shí)際工作中，在對(duì)整個(gè)管理體系進(jìn)行策劃的總體框架下，進(jìn)而展開對(duì)過程的策劃，將使我們的管理體系更為完備和有效。

    所以，管理手冊(cè)最主要作用是要“綱領(lǐng)”整個(gè)的管理體系。正所謂綱舉目張，“綱舉”，就是要體現(xiàn)管理體系策劃的結(jié)果，形成管理體系的基本框架；“目張”，就是在明確框架的基礎(chǔ)上，指導(dǎo)管理體系進(jìn)一步的展開。真正起作用的管理手冊(cè)應(yīng)能夠明確組織內(nèi)部價(jià)值鏈各模塊活動(dòng)（大過程）之間的關(guān)系，是對(duì)組織管理框架的確定，而不是割裂組織運(yùn)營過程，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)條款機(jī)械的描述。如此，管理手冊(cè)才能夠真正回到組織實(shí)際運(yùn)營流程上，對(duì)管理體系的進(jìn)一步展開提供路徑和依據(jù)。

2．管理體系策劃工作的突破是提高管理體系有效性的著力點(diǎn)

    首先，有效的管理體系策劃，真正發(fā)揮管理手冊(cè)的作用，是認(rèn)證行業(yè)管理者和認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)提高管理體系有效性工作的實(shí)際“抓手”，有利于將科學(xué)發(fā)展觀的要求結(jié)合行業(yè)的實(shí)際情況落到實(shí)處。管理體系的改進(jìn)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，紛繁復(fù)雜，有了這個(gè)“抓手”，將會(huì)使工作更具針對(duì)性，勢必起到事半功倍的效果，否則很難統(tǒng)領(lǐng)全局，改變行業(yè)的不利局面。

    其次，經(jīng)過有效的管理體系策劃，以保證與組織經(jīng)營實(shí)際相結(jié)合，必然與組織高層領(lǐng)導(dǎo)的愿望相吻合，促進(jìn)他們對(duì)管理體系改進(jìn)的關(guān)注程度，進(jìn)而調(diào)動(dòng)全員參與的積極性，共同完善組織的管理體系，改變管理體系脫離實(shí)際，只是少數(shù)人忙于貫標(biāo)的被動(dòng)局面。

    再次，改變以往對(duì)管理體系策劃工作及所編制的管理手冊(cè)可有可無的認(rèn)識(shí)，可調(diào)動(dòng)廣大認(rèn)證、咨詢服務(wù)人員學(xué)習(xí)研究并豐富管理體系改進(jìn)的實(shí)踐，提高認(rèn)證、咨詢工作的水準(zhǔn)，為組織提供更具操作性的建議。認(rèn)證、咨詢有效性的提高，必然促進(jìn)組織管理體系有效性的提高。

三、勇于實(shí)踐，立即行動(dòng)，將提高管理體系有效性工作納入科學(xué)軌道

    如何具體發(fā)揮管理體系策劃的作用，這是一個(gè)系統(tǒng)而復(fù)雜的過程?？偨Y(jié)以往十多年的經(jīng)驗(yàn)，它需要具備管理基礎(chǔ)的人員，首先接受有效的培訓(xùn)，再經(jīng)過大量的實(shí)踐歷練，在系統(tǒng)思想與方法指導(dǎo)下才能完成。管理體系策劃人員的能力和素質(zhì)在很大程度上決定了解決管理體系有效性不高、管理體系“兩層皮”問題的成敗。在以往的工作中，廣大獲證組織受制于人員能力的局限，雖然自身也作出了很多的努力，但效果并不明顯。因此，企業(yè)積極引入培訓(xùn)、聘請(qǐng)專家共同進(jìn)行管理體系策劃是非常必要的。

    中質(zhì)協(xié)質(zhì)量保證中心（QAC）一直在努力為提高管理體系有效性進(jìn)行著探索和實(shí)踐。在2008年中國認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會(huì)（CCAA）鑒定認(rèn)可的 “再造管理體系—方法與實(shí)踐”（2009年更名為“五維一體化”管理體系）科技成果中，QAC對(duì)徹底根治“兩層皮”現(xiàn)象，提高管理體系有效性問題進(jìn)行了深入細(xì)致的闡述，提出了明確的思路和解決方案，尤其強(qiáng)調(diào)了管理體系策劃的作用，具有良好的指導(dǎo)性和可操作性。在過去的一年中，QAC提供的增值審核服務(wù)，開展的“管理體系高級(jí)策劃師培訓(xùn)”等各種形式的實(shí)踐活動(dòng)，深受企業(yè)歡迎，取得了很好的效果。

    總之，如何進(jìn)行管理體系的有效策劃，真正發(fā)揮管理手冊(cè)的作用，無論行業(yè)的管理者、相關(guān)服務(wù)者還是廣大組織的管理者，都應(yīng)不再彷徨，立即行動(dòng)，從我做起，從身邊做起，將提高管理體系有效性工作納入到科學(xué)的軌道！讓我們沿著正確的方向不斷實(shí)踐，為開創(chuàng)認(rèn)證事業(yè)的新局面而努力！

編輯：foodqa